如何使会议变得高效.pptx

如何使会议变得高效？,安全资料网,会议概述,会议为什么低效,如何提高会议效能,第一章,会议概述,会议,讨论、商议,聚会、见面、集会,会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。,会议是一种群体沟通的方式,人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。,公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。,会议起源,整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。,现代快报2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息：1999年，北京只有一二百家服务于会展的专业公司，而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司，形成了滋生腐败的温床。2011年，中国首个中国会议蓝皮书在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长20%。,中国的会有多少,在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。,具体而言，57.4的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8的人是企业职员，30的人是事业单位员工，12.9的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。,会议作用,集思广益头脑风暴,问题讨论产生决策,听取汇报分配任务,融合意见达成共识,资讯分享政策宣传,表彰先进激励士气,先请各位管理者思考一下？,会议有哪些成本？,先请各位管理者思考一下？,时间成本,金钱成本,效益成本,机会成本,会议成本,一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是：,时间成本,时间成本参加会议的人数（与会者的准备时间与会者的旅行时间正式会议时间会议休息及耽搁时间）。,而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。,金钱成本,金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小时的工资场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。,效益成本,效益成本参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。,机会成本,机会成本开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。,日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本每小时平均工资的3倍2开会人数会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。,日本的会议管理,第二章,会议为什么低效,会议为什么低效？,会议前缺乏准备,2,3,1,没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。,开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；,没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等,会议中缺乏控制,1,2,3,4,5,6,没有严格按照会议的议程进行,未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。,气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。,与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。,未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。,议而不决，没有形成有效的决策。,会议后缺乏跟踪,会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！,第三章,如何提高会议效能,日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，强化自身竞争力，以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实际效果的会议!”、“准时开始，最好一小